Деловая игра: сколько стоит организовать и провести?

Обычно организация мероприятия – это ответственность клиента. Но команда разработчиков и ведущих всегда помогает с выбором помещения, подсказывает по отдельным нюансам. За отдельную плату подрядчик, проводящий игру, может сам заняться подбором помещения и переговорами об аренде.

Что может войти в бюджет мероприятия:

• Аренда помещения. Площадку нужно выбирать под конкретное мероприятие – от этого зависит размер помещения, а иногда и особенные требования. Есть игры, для которых обязательно нужно бронировать black-out пространство. Заранее обсудите с игротехниками время, на которое нужно арендовать помещение. Команде понадобятся дополнительные часы на сборку и разборку оборудования, поэтому ко времени проведения игры нужно добавить еще не менее трех часов при бронировании.
• Питание. Закупку еды для фуршета или кофе-брейка, а также работу официантов, как правило, оплачивает компания. Если сотрудники будут есть в столовой или кафе, их чеки тоже пойдут в бухгалтерию как командировочные или иные расходы.
• Оборудование. В эту статью расходов входит покупка или аренда любого оборудования, которое может понадобиться во время мероприятия: проекторы, микрофоны, колонки.
• Проживание. Если планируете выездное мероприятие, подумайте, где сотрудники будут ночевать – оплата номеров тоже входит в бюджет.
• Логистика. При удаленном расположении площадки для мероприятия компания организует трансфер до места проведения и обратно.
• Дополнительные развлечения или обучение. Например, во время мероприятия будет выступать приглашенный спикер или ди-джей, который будет отвечать за музыкальное сопровождение.

Упростить подготовку и сократить расходы на организацию мероприятий можно с помощью IT-решений. Они позволят управлять событием – от программы и регистрации до печати бейджей и сбора обратной связи. Как минимум, можно сэкономить на полиграфии, автоматизировать нетворкинг для гостей.

Подрядчик определяет стоимость, исходя из количества участников, реквизита, продолжительности и сложности игры. В эту стоимость уже заложены расходы на подготовку к игре и само ее проведение. Несмотря на то, что часть расходов – это «внутренняя кухня» команды, на эту работу тоже заложен бюджет. Какие расходы включает каждая игра?

Работа команды

Игротехники, администраторы, дизайнеры и другие члены команды начинают свою работу еще на этапе подготовки. Им предстоит:

• Согласовать формат проведения игры и адаптировать ее под клиента. Каждая доработка, переделка, презентация и даже встречи с заказчиком – это время сотрудников, которое, как известно, деньги.
• Собрать команду в соответствии с игрой. Каждый специалист должен быть выбран под задачи мероприятия – аудиторию, количество игроков. Игротехники имеют разные специализации и сильные стороны. Кто-то хорошо работает с топ-менеджерами, кто-то с большой аудиторией.
• Подготовить команду. Перед проведением каждого мероприятия команда подрядчика оттачивает на практике все нюансы игры в соответствии со спецификой компании. Это нужно для полного соответствия игрового процесса пожеланиям заказчика.
• Провести игру. Подрядчик приезжает заранее, чтобы подготовить помещение, проводит игру, а потом остается для разборки реквизита.

Для одной игры на 100 участников может понадобиться команда из 10-20 человек. При подборе специалистов организатор игры учитывает квалификацию сотрудников. А от этого, соответственно, зависит оплата его работы. Для сравнения: при проведении тренинга компания может нанять только одного специалиста и потратить на это определенную сумму. А во время игры нужна целая команда тренеров-игротехников. Их работа будет стоить дороже, ведь и навыки нужны более специфичные и редкие, и людей задействовано больше, чем при тренинге.

Около 50% стоимости игры – это именно работа команды подрядчика по подготовке и проведению мероприятия.

Реквизит

Команда разработчика игры подготавливает помещение: установка декораций, проверка оборудования, раскладка раздаточного материала и комплектующих игры – на эти работы уходит от 2 часов времени. Также команда берет на себя подготовку реквизита:

• Печать раздаточных материалов и компонентов к игре.
• Декорации для стилизации помещения и костюмы для создания антуража.
• Расходные материалы – стикеры, маркеры, точки для голосования, скотч и прочее.

На реквизит и полиграфию уходит около 30% от общей стоимости игры. Эти расходы уже заложены в цену.

Скрытые расходы

Компания-организатор игры должна поддерживать свою хозяйственную деятельность. И, конечно, административные расходы заложены в себестоимость мероприятия, в том числе на:

• Налоги.
• Инвестиции в разработку новых игр.
• Маркетинг.
• Содержание офиса.
• Работу бухгалтера и другого вспомогательного персонала.

Такие издержки составляют не более 20% от общей стоимости. Это «скрытые расходы», которые входят в итоговую сумму мероприятия.

Концентрированный опыт и быстрые изменения, которые происходят с коллективом. Если в обычной жизни сотрудники развиваются постепенно, а то и топчутся на месте годами, то в игре они значительно быстрее меняются, приобретают опыт, прокачивают личностные и профессиональные навыки. С точки зрения опыта и компетенций сотрудников, игра экономит время, а значит и ресурсы компании, позволяя быстро достичь целей:

• Обучение персонала. Если нужно быстро научиться чему-то новому (конкретному бизнес-процессу, рабочему инструменту), то игра моделирует ситуацию, в которой возможно быстрое получение нового навыка, а также его закрепление и применение на практике.
• Отработка форс-мажорных ситуаций. За один день сотрудники учатся быстро и слаженно реагировать на непривычные ситуации, изменение внешних требований и внутренних условий. Компания приобретает адаптивность, умение быстро подстраиваться под любые форс-мажоры, а это значительно снижает риски для бизнеса.
• Развитие навыков. Помимо профессиональных скиллов, важно также повышать мягкие навыки: критическое мышление, лидерский потенциал, эмпатию, навык бесконфликтной коммуникации и другие. Можно ждать годами, пока команда дорастет до этого самостоятельно, а можно погрузить их в игровой сюжет, который стимулирует быстрое развитие навыков, и за один день получить наглядный результат.
• Слаженная работа команды. На притирку коллектива уходит время – это замедляет темпы работы, снижает результативность проектов. В игре даже малознакомые сотрудники сплачиваются и становятся командой за сжатые сроки – учатся распределять роли и обязанности, доверять друг другу, вместе ставить цели и достигать их.
• Получение реального опыта. Можно идти долгим путем, приобретая опыт после многократных ошибок. Сотрудники будут попадать в сложные бизнес-ситуации и выносить из них или положительный или негативный результат. Но какой ценой для компании будет получен этот опыт? Ушедшими клиентами? Потерянной прибылью? Другой путь – создание игровой ситуации, в которой команда приобретает опыт быстро и безболезненно для бизнеса.
• Командообразование. Вместо двух-трех тимбилдингов, во время которых сотрудники будут сближаться вокруг непрофессиональной деятельности, можно провести деловую игру на сплочение вокруг реальных бизнес-задач. Эффект командообразования достигается за счет совместной работы по игровому сюжету.

От бюджета напрямую зависит, насколько круто пройдет деловая игра. Представьте, у вас намечается важное событие – свадьба.

• Первое развитие сюжета: вы нанимаете фотографа-новичка за скромную сумму. В итоге даже после идеально срежиссированного праздника остаются печальные кадры – что-то размыто, что-то криво, что-то и вовсе не осталось запечатленным на пленку.
• Второе развитие сюжета: вы заказали классного фотографа. Пошел дождь, все планы нарушились. Но по итогу вы получили снимки, на которых чудесно все – даже ливень добавил ярких эмоций и помог сделать классные кадры. Это стоит своих денег?

Такая же ситуация с деловой игрой. Когда вы платите за качество, то получаете проведение игры с максимально хорошим результатом при любых обстоятельствах. Опытные ведущие справляются с любым форс-мажором: в помещении отключили электричество – это не повод отказываться от игры; в разгаре событий между участниками развязался конфликт – его можно быстро разрешить. И так с любой сложностью – профессиональные организаторы игр достигают обозначенных целей при любых условиях.

Стоимость деловой игры может сильно отличаться. Если вы хотите сэкономить, присмотритесь к разным форматам игр. Я расположил их в порядке увеличения цены:

1. Покупка настольной игры и самостоятельное ее проведение.
2. Готовая настольная игра. Ведущие проводят игру «из коробки», ничего не меняя в сценарии и правилах. Участники располагаются группами у разных столов, для каждой команды – набор компонентов для игры и ведущий.
3. Деловая игра по готовому сценарию. Организатор учитывает количество игроков, печатает компоненты для игры. Ведущие проводят игру по готовому сценарию, без изменений.
4. Адаптация игры под запрос. Если в сценарий нужно добавить какие-то элементы, например, вставить кейсы заказчика, конкретные механики, бизнес-процессы, то команда разработчиков адаптирует игровой процесс под клиента.
5. Разработка уникальной игры с нуля. Разработчики учитывают все пожелания клиента по сценарию, сюжету игры, конкретным механикам и компонентам. После проведения игры авторские права на нее остаются у разработчиков, а у клиента – результат в виде навыков и опыта команды.
6. Разработка и передача игры клиенту. Разработчик создает полностью уникальную игру и передает права на ее проведение и все сопутствующие материалы заказчику, чтобы он мог повторно использовать их.

В зависимости от выбранного формата стоимость может сильно отличаться: покупка коробочного решения может стоить 60-70 тыс. руб., а полная разработка игры с передачей прав – до 1 млн.

Но даже одна и та же игра может иметь разную стоимость в зависимости от компетенций команды, которую собрали под задачу заказчика. Например, игра на 10 человек для топ-менеджмента компании может стоить 300-450 тысяч. А игра для посетителей выставки может стоить 250 тысяч для 100 человек – и это тоже будет качественно. Просто задачи решают разные ведущие и администраторы в зависимости от их компетенций и количества человек.

• Заказчик ищет не деловую игру, а тренинг или другую активность для тимбилдинга. Эти форматы мероприятий дают разный результат, соответственно, имеют разную стоимость. Сравнивать тренинг и деловую игру по цене некорректно – это совершенно разные инструменты, для разных целей, которые работают с разной эффективностью.
• Заказчик не учитывает «невидимые работы». Подготовка деловой игры, материалов, помещения – это время и дополнительные расходы. Организатор не может просто прочитать правила игры. Детальная подготовка включает проектирование и тестирование игры под специфику клиента – работа начинается задолго до самого мероприятия.
• Заказчик относится к деловой игре как к несерьезному мероприятию. Слово «игра» звучит не очень внушительно и солидно. Но это такой формат. Главное, что это рабочий инструмент, который непосредственно влияет на развитие компании.

Проведение деловой игры – это больше, чем активность для сплочения коллектива. Это рабочий инструмент для бизнеса, который дает большие результаты и полностью окупает вложения. Главное при выборе игры – учесть, соотносятся ли цели деловой игры с тем, какой эффект будет достигнут с ее помощью.

Конечно, точнее всего было бы просто написать нам на почту play@tigr.club с деталями вашего проекта или позвонить по номеру +7916744021. Но если вдруг вы совсем не хотите общаться с людьми, то мы сделали удобный калькулятор на нашем сайте. (без регистрации и смс 🙂

В нём вы сможете прикинуть предварительную стоимость игры в зависимости от разных параметров. Это поможет сориентироваться в том какие основные параметры нужны для расчёта бизнес игры, и от чего зависит стоимость.

Расскажите нам о вашем запросе и мы предложим решения, которые подойдут под ваш бюджет!